El puesto de asistente administrativo es un cargo que puede ser desempeñado por personas que tengan las habilidades y conocimientos requeridos. Sin embargo, para alcanzarlo, contar con estudios universitarios concluidos o en proceso aumenta las posibilidades de contratación.
Los reclutadores suelen valorar más a perfiles de personas que estén cursando un pregrado como la carrera de administración de negocios. Si te interesa esta posición es importante que sepas qué hace un asistente administrativo.
Es un profesional que labora bajo la supervisión del administrador de una empresa, aunque también puede trabajar para cualquier otro departamento, brindando asistencia al gerente del área.
Las tareas que se le asignan van a depender del tipo de empresa y del departamento en el que se desempeñe; así como también de las habilidades blandas y duras que posee.
Mientras más especializaciones o aptitudes tenga un asistente administrativo, mayor será su capacidad para asumir responsabilidades más complejas y específicas. Esto puede incluir la gestión de proyectos, el manejo de herramientas tecnológicas avanzadas, incluso el apoyo en áreas como recursos humanos o finanzas.
Algunas habilidades blandas y duras que son bien valoradas por las empresas, al momento de contratar asistentes administrativos son:
Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se encuentran:
Esta función, aunque sencilla, es esencial para garantizar que los documentos importantes sean fácilmente accesibles para el equipo o para su archivo. El asistente debe asegurarse de que las copias sean claras y legibles, además de seguir las políticas de confidencialidad y seguridad de la empresa al manejar información sensible.
Esto incluye la identificación de la necesidad de materiales como papel, tinta para impresoras, lapiceros, carpetas y otros artículos esenciales para el funcionamiento diario de la empresa. Implica que supervise los niveles de inventario para poder hacer las solicitudes a tiempo, además que lleve un registro de las compras hechas para tener un efectivo control de gastos.
Este proceso implica gestionar todos los detalles logísticos, desde la selección de la fecha y hora más adecuada, hasta la reserva de las instalaciones o plataformas digitales necesarias para la reunión.
Por otro lado, también involucra la preparación de la documentación o materiales necesarios para estos eventos. Así como el informe o evaluación del éxito de la reunión tras su realización.
En ciertos casos, el asistente administrativo también colabora en la emisión de facturas, especialmente en empresas donde esta tarea requiere apoyo operativo. Esto puede incluir la recopilación de los datos necesarios para generar facturas, como la información de los clientes, los productos o servicios prestados y los montos correspondientes.
En algunas organizaciones, el rol del asistente administrativo también se extiende en hacer seguimiento a los pagos realizados a proveedores, garantizando que las transacciones se realicen puntualmente.
Esta tarea implica verificar y preparar la información relacionada con los salarios de los empleados, asegurándose de que las horas trabajadas, las deducciones y los beneficios estén correctamente reflejados.
De una buena ejecución de esta tarea depende que los pagos se realicen a tiempo y conforme con la ley. En consecuencia, se mantiene un buen clima laboral y se reducen riesgos de sanciones.
Estos pueden variar en función del área en el que se desempeñe el asistente, pero generalmente incluyen resúmenes de actividades, resultados de proyectos o análisis de datos específicos.
Dichos informes no pueden ser hechos arbitrariamente, sino que deben responder a los formatos y estándares establecidos por la organización para que puedan ser revisados con facilidad por los supervisores, gerentes o dueños de la empresa.
El asistente administrativo es parte de la imagen de la organización. Por eso, entre sus roles está atender las llamadas destinadas a sus jefes inmediatos para poder comunicarlas. Del mismo modo, recibir a las visitas para que se sientan a gusto mientras son acompañadas al área correspondiente.
Aunque las destrezas interpersonales suman puntos para obtener un puesto como asistente administrativo, las habilidades duras también son necesarias. En este aspecto, para poder obtener un mejor puesto los reclutadores suelen valorar mejor a estudiantes o egresados de carreras como:
Por otro lado, además de contar con una carrera universitaria, en curso o concluida, las especializaciones son un valor agregado para obtener este puesto. Así una persona que haya cursado un programa específico para ser asistente administrativo, tiene puntos a su favor al momento de aplicar a una vacante laboral.
Otro factor importante en la competencia, por puestos más altos, es el prestigio de la universidad donde se haya estudiado, así como el país de origen del título. Por ejemplo, las empresas a menudo asocian los títulos obtenidos en universidades de EE.UU., con una educación de calidad y una formación rigurosa.
Esto se traduce en la percepción de que los egresados de estas instituciones han recibido una preparación académica más sólida y tienen mayores habilidades y conocimientos aplicables al entorno laboral, lo que aumenta sus posibilidades de ser considerados para puestos más altos. ¿Te interesa aumentar tus posibilidades de ser contratado como asistente administrativo y escalar en tu carrera?
Una excelente opción es estudiar un pregrado o maestría en Harson University. Te ofrecemos la oportunidad de cursar una carrera online, en español y obtener tu título en EE.UU. ¡Contacta con nuestros asesores y conoce más de nuestros programas!
